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光谷会议场地预订:会议场地预订要注意的事项

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  光谷会议场地预订:会议场地预订要注意的事项

  会议场地:是会议组织者和会议参与者进行问题的讨论、研究,信息的交流,思想的沟通并达成会议交易目的的特定场所

  会议场地预订要注意哪些事项呢?接下来为您介绍以下几个方面的准备:

  一、会务组

  1. 提前确定会务组房间号,并通知参会来宾。

  2. 会务组门牌明显标识,便于来宾寻找。

  3. 建立酒店与会议团队的沟通桥梁。

  4. 24小时值班制,解决参会来宾各类疑难问题。

  5. 开通网线便于与外界联络。

  6. 安排必要办公设备办公软件及办公用品,方便来宾使用。

  二、数据统计

  1. 确定标准服务用语,提供优质服务。

  2. 根据客户提供来宾名单,准确了解来宾会务信息。

  3. 根据临行更改信息,及时调整相关数据。

  4. 准确安排接机、接站、住宿、用餐、VIP陪同及参会工作。

  三、交通服务

  1. 按照数据统计时间,准确接送来宾。

  2. 根据来宾数量,合理安排车辆。

  3. 车辆张贴明显标识,便于来宾寻找。

  4. 途中安排矿泉水及当天报纸,提供贴心服务。